それでは、もう少し具体的に内容を確認していきますよ(｀・ω・´)ゞ
手元にメモ帳と筆記用具を準備しておく。
電話がかかってきてから筆記用具を探しているとスムーズな受け答えができません。
特に慣れていないうちは、メモ帳と筆記用具は電話の近くに置いておき、必要に応じて電話の内容をメモすることです。
電話の受け答えは明るく答えましょう。
電話をかける時も受ける時も明るい印象の声で話をするように心がけましょう。
対面で話す場合と違い、電話では相手の顔が見えません。電話の声だけでやり取りするわけですから、普段よりも1段明るい声で話すことを意識しましょう。
会社の代表として応答している意識を持つことが大事です。
電話で話している相手は、電話のあなたの声を、その会社の声として判断します。
電話応対の時は、勤務年数が浅い場合でも「自分は会社の代表として応答している」という意識を持ちましょう。
積極的に電話をとってみよう。
「会社に掛かってくる電話は、自分が一番にとる」という意識を持つようにしましょう。
特に入社したての場合は、社内の同僚や先輩に対してあなたのやる気を伝える場となります。
また、電話の応答に慣れたり、取引先に覚えてもらうと、仕事がはかどることもよくあります。
以上、心構えでした。
こんな本もあります。検定試験があるようです。私は読んだことはありませんが、興味のある方は、受験してみては？？
ビジネス電話検定受験ガイド―知識B・知識A・実践級
