次は、マナーについて考えいきましょう。
昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける。
特に週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯です。なるべく避けておきましょう。
例）
就業前に電話をかける場合： 朝早く恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します
終業後に電話をかける場合： 夜分恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します
電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る。
電話をかけた時には、社名と自分の名前を名乗り、その上で相手がいるかどうか確認します。
例）
「○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。
○○部（相手の所属部署名）の○○様（相手の氏名や肩書）はいらっしゃいますでしょうか」
相手が電話にでた時には、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える。
電話が長くなりそうな場合は、事前に「〇分ほどお電話よろしいでしょうか？」などとうかがって相手に都合を尋ねる配慮が必要です。
例）
「（相手が電話に出たら）お世話になっております。○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。□□の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間○分ほどよろしいでしょうか？」
相手が不在の時は、戻り時間を尋ね、電話をかけ直す旨伝える。</span></span></strong>
相手が不在の時には戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えましょう。
例えば「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」などとする流れが一般的です。
先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える。
先方の用件で電話をかけ直した場合には「先方用件の電話であること」を伝えましょう。
例）
「○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。
○○部（相手の所属部署名）の○○様（相手の氏名や肩書）に先ほどご連絡をいただき折り返しお電話いたしました。」
電話を終えたら、受話器はそっと置く。
電話を終える時には卓上電話の際は雑に受話器を置かないように気を付けましょう。フックを押してから受話器を置くと丁寧です。
電話を切る時はかけた方から切るのが基本的なマナーです。
しかし相手がお客様の場合には相手が電話を切ったことを確認してからこちらも受話器を置くように心がけましょう。
以上、マナーでした。
今回は、一般的なマナーを記事にしました。マナーの本はたくさん出版されていますが、結構難しいです。
私もしっかりできないです(*_ _)ですので、下記のような本を読んで、勉強してくださいね。
